Zasady prowadzenia ksiąg podatkowych

Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych są ustalone przez ustawodawcę. Prawidłowo prowadzone księgi nie mogą budzić wątpliwości co do jasności wpisów. Powinny być przejrzyste, prowadzone rzetelnie i na bieżąco. Muszą być także tak prowadzone, by można je było kontrolować. Są cztery główne zasady prowadzenia ksiąg podatkowych.

Rzetelność

Rzetelność oznacza dokonywanie wpisów w księgach rachunkowych, odpowiadających stanowi rzeczywistemu. Zatem każda transakcja, oraz wszystko, co związane jest z prowadzeniem działalności, a wymaga udokumentowania, w zgodzie z obowiązującym prawem, musi być zapisane w księgach. Wszelkie zapisy więc są odzwierciedleniem transakcji związanych z działalnością. Nierzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych oznacza wprowadzanie danych niezgodnie z rzeczywistością. Najlepszym rozwiązaniem dla przedsiębiorców jest zlecenie prowadzenia ksiąg wyspecjalizowanemu biuru rachunkowemu, które specjalizuje się w takich czynnościach i ma opracowane odpowiednie procedury, pozwalające na zmniejszenie ryzyka popełnienia błędu w ich prowadzeniu.

Bezbłędność

Zasada bezbłędności wpisów w księgach podatkowych oznacza prawidłowe wprowadzanie wszystkich dowodów księgowych, bez pomijania ich i braków. To także ciągłość zapisów księgowych. Bezbłędność odnosi się także do prawidłowości przeprowadzonych obliczeń. Ważna jest także odpowiednia kwalifikacja dowodów księgowych, które powinny znaleźć swoje odzwierciedlenie w zapisach w księgach rachunkowych.

Sprawdzalność

Księgi rachunkowe podlegają kontrolom, dlatego ich sprawdzalność jest jedną z istotnych cech ich funkcjonowania. Powinny one być prowadzone w sposób umożliwiający kontrolę poprawności dokonywanych zapisów, sald i stosowanych metod obliczeniowych. Muszą umożliwiać identyfikację dowodów księgowych, na podstawie których dokonano zapisów. Ponadto księgi muszą być prowadzone chronologicznie i w uporządkowany sposób, umożliwiający dokonywanie sprawozdań. Wszystkie księgi muszą być kompletne i łatwo dostępne – także te, prowadzone za pomocą komputera. Muszą być przejrzyste i umożliwiać kontrolę dowolnego okresu działalności.

Prowadzenie na bieżąco

Księgi rachunkowe powinny być prowadzone na bieżąco, co oznacza dokonywanie wpisów w taki sposób, że umożliwiają one przygotowanie w obowiązującym terminie sprawozdań, deklaracji i wszelkich rozliczeń finansowo-podatkowych. Wszystkie dane w księgach rachunkowych powinny być wprowadzane do nich zgodnie z obowiązującymi zasadami dotyczącymi terminów ich wpisywania, zależnie od konkretnych dowodów rachunkowych.

Wszystkie te warunki są konieczne do spełnienia, by można było mówić o prawidłowym prowadzeniu ksiąg podatkowych.